Organização no escritório: 10 dicas para deixar o ambiente m
Organização para escritório: como deixar o ambiente mais produtivo!
Como fazer uma organização no escritório eficiente? E como isso impacta positivamente na empresa?
Esse é o tema deste artigo, preparado pela equipe especialista em projetos corporativos em Santa Catarina da Demex Ambientes.
Assim como em qualquer outro ambiente, a organização no escritório consegue influenciar diretamente no dia a dia de quem trabalha nele.
Nesse sentido, ter um espaço arrumado traz benefícios para os negócios, que devem se encarregar dessa missão de organização junto com os colaboradores.
Ao longo do conteúdo, vamos mostrar dicas para que essa gestão do lugar seja eficiente e diferenciada para a rotina.
Sem mais delongas, vamos lá!
Por que a organização do escritório é tão importante?
Um ambiente de trabalho organizado pode otimizar as demandas, aumentar a criatividade e ainda permitir que o tempo seja gerido da melhor maneira possível.
Imagine um escritório todo desorganizado, com documentos espalhados, cabos enrolados, lixos acumulados e mesas cheias de itens. As chances são que o colaborador se sinta desmotivado e carregado, não é mesmo?
É bem diferente do que trabalhar em um lugar organizado, com visão limpa, documentação separada e tudo mais.
Essa organização permite que os colaboradores desempenhem melhor a função deles e desenvolvam mais os vínculos dentro da empresa.
Isso sem contar que um escritório arrumado evita que documentos importantes sejam perdidos, entre outros possíveis problemas.
Dicas para uma organização eficiente no escritório
Até agora você viu que é importante ter um espaço de trabalho arrumado. Mas como organizar um escritório de uma empresa?
Existem algumas dicas que podem ser seguidas para essa organização ser eficiente e manter todos os itens bem localizados.
Isso envolve tanto documentos físicos, como também a parte mais técnica de estrutura como cabos e fios.
Vamos ver a seguir quais são essas dicas!
1. Desenvolva um sistema de arquivamento
A primeira indicação é desenvolver um sistema de arquivamento para ter a melhor gestão possível dos documentos.
Basicamente, isso significa organizar os documentos com estratégia e padronização. Ou seja, pode ser por ordem alfabética, numérica ou até mesmo geográfico.
Com um sistema definido, é bem mais fácil de encontrar arquivos e evitar problemas como a perda deles por causa de desorganização.
2. Utilize organizadores e divisórias
Outra dica para otimizar o escritório é utilizar organizadores e divisórias.
Esses são elementos que procuram organizar o ambiente de trabalho com simplicidade e praticidade, além de serem mais flexíveis para serem usados em diferentes espaços.
Inclusive, são ótimas opções para fazer um bom aproveitamento de espaço do lugar de trabalho.
Mas é sempre recomendável olhar as especificações técnicas das divisórias e organizadores para saber qual melhor se encaixa no escritório.
3. Mantenha apenas o essencial na mesa
As pessoas têm costume de usar a mesa como um espaço para apoiar itens que não têm a necessidade de estarem ali. Assim, ocupam toda a superfície e criam uma sensação desconfortável.
Por isso, outra dica para organização do escritório essencial é manter apenas o necessário em cima da mesa.
4. Digitalize documentos
Com o avanço da tecnologia, ficou ainda mais fácil lidar com documentos, já que agora podem ser digitalizados.
Essa dica é a solução para evitar amontoados de papeladas ou documentos perdidos pelo escritório.
Sem contar que a digitalização permite uma maior organização desses documentos em nuvens e pastas específicas.
5. Rotule os cabos e fios
Mais uma dica para manter a organização do escritório é rotular os cabos e fios. A parte técnica pode parecer complicada, mas esse método ajuda bastante na gestão dela.
O objetivo desta sugestão é criar uma identificação para que fique simples saber qual a funcionalidade dos cabos e fios. Isto é, para saber se é de internet, USB, carregador e por aí vai.
6. Utilize prateleiras e estantes
Prateleiras e estantes são ótimos itens para contribuir com a organização do escritório.
Eles podem servir para reservar equipamentos, quadros, elementos de decoração, entre outros. Inclusive, funcionam bem para organização de escritório pequeno.
7. Estabeleça zonas funcionais
Outra coisa que pode ser feita para ajudar na organização do ambiente de trabalho é estabelecer zonas funcionais.
Essas áreas fazem parte da divisão estratégica do escritório. Ou seja, significa praticamente definir onde vai ser a sala de reunião, o lugar para integração, a recepção, as mesas de trabalho, entre outros detalhes.
A ideia é exatamente definir quais são as funções de cada espaço avaliado. Definir essas zonas é uma maneira de manter o escritório organizado e otimizado.
8. Mantenha uma rotina de limpeza
A limpeza do escritório é responsabilidade tanto da empresa quanto dos colaboradores que o utilizam no dia a dia. Sendo assim, ter uma rotina é uma boa sugestão para manter o escritório limpo e organizado.
A rotina pode ter a ver com pequenas ações como retirar o próprio lixo, descartar resíduos nos lugares adequados, entre outros hábitos.
9. Faça uma revisão periódica
A última dica para ter um ambiente de trabalho organizado é realizar revisões periódicas a fim de evitar imprevistos.
Fazer uma revisão é uma forma de checar se os procedimentos de organização são seguidos e prevenir qualquer problema.
Isso significa avaliar se os documentos podem ser identificados e localizados ou se os cabos estão no devido lugar, por exemplo.
Entenda como o Smart Design pode ajudar na otimização do espaço
Smart Design são os produtos e espaços que unem a estética com a funcionalidade para criar ambientes que facilitem a execução de projetos bem-sucedidos.
Ao fazer essa junção, o Smart Design ajuda exatamente na otimização do escritório com espaços bem planejados e funcionais.
Em suma, essa vertente do Design procura usar a criatividade e inovação para construir modelos de escritório eficientes e esteticamente agradáveis.
É nesse sentido que a Demex Ambientes propõe soluções corporativas com móveis para escritórios baseados no Smart Design.
Em nosso catálogo, você consegue encontrar soluções de móveis, divisórias, estofados, carpete e até mesmo piso vinílico.
Conclusão
Ao longo deste artigo, explicamos a importância de ter uma boa organização no escritório e como isso, de fato, pode ser feito com eficiência.
Seguir as dicas envolve ter uma rotina com tempo reservado para organizar e regular o ambiente de trabalho.
Caso você tenha gostado deste conteúdo, acesse o blog da Demex Ambientes para conferir mais dicas de projetos corporativos.